3 sposoby na usprawnienie zarządzania dokumentacją w firmie
Zanim zdecydujesz się na pełną optymalizację procesów związanych z obsługą firmowej dokumentacji i korespondencji, koniecznie poznaj trzy skuteczne sposoby, które pomogą Ci w realizacji działań w tym zakresie.
- Zainwestuj w nowoczesne urządzenia biurowe
Automatyzacja zarządzania dokumentami wymaga stosowania odpowiedniego sprzętu. Kiedy wciąż korzystasz w firmie z tradycyjnej korespondencji, możesz wykorzystać kopertownice, adresarki, otwieraczki, a także terminale pocztowe. Z użyciem takiego sprzętu będziesz w stanie maksymalnie skrócić czas i zredukować koszty np. wysyłki listów do klientów i kontrahentów. W ten sposób wyślesz nawet kilka tysięcy dokumentów w ciągu godziny.
- Przestaw firmę na cyfryzację dokumentów.
To możliwe, ale nie zawsze w pełnym zakresie. Możesz jednocześnie stawiać na cyfrowe wersje dokumentów i wciąż wysyłać listy do kontrahentów biznesowych. W ten sposób łatwiej zapanujesz nad archiwizacją dokumentów księgowych, a także zredukujesz wykorzystanie przestrzeni biurowej na przechowywanie klasycznej dokumentacji.
- Wykorzystaj oprogramowanie DMS
To systemy, które ułatwiają centralizację dokumentów, automatyzację procesów ich zatwierdzania, a także szybsze wyszukiwanie niezbędnych danych. Korzystając z dedykowanego oprogramowania, zaczniesz lepiej organizować firmową dokumentację, a także poprawisz poziom bezpieczeństwa przechowywania zarchiwizowanych plików.
Jak wprowadzić zmiany organizacyjne w zarządzaniu dokumentacją i ile to kosztuje?
W praktyce wszystko zależy od tego, jak bardzo jest skomplikowana struktura przedsiębiorstwa. Im więcej dokumentów do przetworzenia, tym wyższe będą koszty wdrożenia nowych rozwiązań i urządzeń, które pozwolą na pełną optymalizację procesów zarządzania dokumentacją.
Źródło informacji: Docufield
