Planowanie i ustalanie priorytetów
Dobre zarządzanie projektami rozpoczyna się od stworzenia szczegółowego planu ich realizacji, obejmującego wszystkie terminy, zasoby oraz cele. Choć wszystkie będą traktowane z należytą troską, przy dużej ilości projektów warto dokonać priorytetyzacji, czyli ustalić ich ważność na podstawie znaczenia dla biznesu. Bardzo ważną rolę w sprawnej realizacji odegra harmonogram projektu oraz kamienie milowe, czyli kroki kontrolne, pozwalające na rozpoczęcie nowych etapów i zwiększające szanse na ich skuteczne zakończenie. Harmonogram projektu jest podstawą każdej realizacji, zawierającą listę zadań do wykonania w projekcie, z określoną odpowiedzialnością realizacyjną oraz terminami. Warto pamiętać w tym kontekście, że stworzenie dobrego harmonogramu projektu jest uzależnione od dobrze opracowanej Karty projektu, która powstaje na etapie koncepcyjnym.
Współpraca, komunikacja i zarządzanie zasobami
Aby skutecznie zarządzać projektami marketingowymi istotny jest regularny kontakt z zespołem realizacyjnym, aby na bieżąco omawiać postępy w działaniu oraz określać kolejne wyzwania. Współpraca z zespołem w dużej mierze opiera się o narzędzia online. Powodzenie w przygotowaniu projektów marketingowych będzie zależeć od wysiłku całego zespołu, jednak trzeba pamiętać o przypisywaniu odpowiedzialności za realizację zadań konkretnym osobom z teamu realizacyjnego.
Efektywność działań będzie również uzależniona od właściwego zarządzania zasobami, dlatego tak istotne jest przekazywanie zadań odpowiednim osobom w zespole. Fundamentalnym elementem w realizacji projektów marketingowych jest regularne śledzenie ich postępu, pomagają w tym rozmaite narzędzia, jak platformy i aplikacje. Ważna jest też otwartość na zmiany zarówno w planie, jak i priorytetach, gotowość na zmiany powinien wykazywać cały zespół. Pamiętajmy, że z zespołem, jak i klientami trzeba prowadzić otwartą komunikację.
Zarządzanie projektami – narzędzia
Skuteczność w zarządzaniu projektami jest uzależniona od narzędzi, którymi się posługujemy. Przy ich wyborze zawsze trzeba zdawać sobie sprawę z podstawowych kryteriów wyboru. W przypadku narzędzi są to automatyzacja zadań, współpraca zespołowa i komunikacja, integracja z innymi aplikacjami, wizualizacja danych i raportowanie, skalowalność i cena. Za każdą z tych wartości kryją się istotne wyznaczniki ich skuteczności, i każda z nich odgrywa istotną rolę w korzystaniu z zaawansowanych platform do zarządzania projektami.
Wiele z nich kładzie nacisk na nieco inne oczekiwania zespołów. Są stworzone tak, aby ułatwiać działania projektowe, zarówno w dużych, jak i mniejszych zespołach, bywają mniej czy bardziej elastyczne, pozwalają na funkcjonowanie w jednej przestrzeni sfery planowania zadań, zarządzania projektami, komunikacji z zespołem i monitorowania postępu. Niektóre z tych narzędzi poddają się personalizacji, dostosowując do swoich potrzeb, inne większy nacisk kładą na wizualizację.
Zarządzanie zmiennymi projektowymi
Praca nad wieloma projektami marketingowymi oznacza pojawienie się czynników nieprzewidywalnych, związanych z realizacją projektu. Stąd warto pamiętać o skutecznym zarządzaniu ryzykiem, które będzie polegać na identyfikacji potencjalnego ryzyka oraz przygotowaniu strategii jego minimalizacji. W pracy nad projektami trzeba również regularnie przeprowadzać analizę ryzyka. Czynnikiem, którego również do końca nie można przewidzieć, jest zmiana. Dobrze przygotowany model współpracy zawiera również zarządzanie zmianami. Ważne jest, aby w każdej realizacji został ustalony proces zarządzania zmianami w projektach, które są również komunikowane zespołowi oraz klientom. Zmienną projektową jest również możliwość pojawienia się kryzysu, obok działań takich jak plan zarządzania kryzysami pamiętajmy też o regularnym przeprowadzaniu symulacji kryzysowych.
Źródło informacji: FlexiProject
