W praktyce trudność rzadko wynika z samej dopuszczalności trybu zdalnego. Najwięcej problemów pojawia się na etapie przygotowania dokumentów oraz późniejszego składania wniosku do KRS. Ryzyko powstaje najczęściej wtedy, gdy treść uchwał nie odpowiada danym wskazanym we wniosku, lista obecności jest niepełna albo nieczytelna, protokół nie odzwierciedla prawidłowo przebiegu zgromadzenia albo nie została zachowana forma wymagana dla danej czynności, w tym forma notarialna w przypadkach, w których jest ona konieczna. Dotyczy to również sytuacji, w których przedmiotem obrad jest zatwierdzenie sprawozdania z działalności finansowej zarządu spółki, ponieważ również wtedy szczególne znaczenie ma spójność uchwał, załączników i dokumentów składanych do rejestru.
Co warto mieć na uwadze?
Zwołanie zgromadzenia i regulamin udziału zdalnego
Jeżeli spółka przewiduje udział zdalny, istotne znaczenie ma regulamin określający zasady uczestnictwa przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W spółce z o.o. regulamin taki co do zasady ustala rada nadzorcza, a jeżeli nie została powołana – wspólnicy. Regulamin powinien określać sposób identyfikacji uczestników, zasady bezpieczeństwa komunikacji oraz techniczne warunki udziału, przy czym nie powinien wprowadzać wymogów wykraczających ponad to, co jest rzeczywiście potrzebne do prawidłowego przeprowadzenia zgromadzenia.
Równie ważne jest prawidłowe zawiadomienie o zgromadzeniu. W przypadku obrad zdalnych albo hybrydowych zawiadomienie powinno jasno wskazywać tryb uczestnictwa, miejsce zgromadzenia, sposób dołączenia, zasady identyfikacji uczestników oraz sposób wykonywania prawa głosu. Dobrą praktyką jest również określenie zasad postępowania na wypadek problemów technicznych, jeżeli spółka przewiduje taką procedurę.
Uchwały – treść, forma i zgodność z dokumentami składanymi do KRS
W praktyce rejestrowej najczęściej problemem nie są zamiary wspólników, lecz nieścisłości w dokumentach. Chodzi zwłaszcza o rozbieżności w datach, treści postanowień, składzie organu, długości kadencji albo sposobie reprezentacji. Jeżeli treść uchwały nie odpowiada temu, co następnie zostaje wskazane we wniosku rejestrowym, może to prowadzić do zwrotu wniosku albo wezwania do usunięcia braków.
Szczególne znaczenie ma także forma uchwały. Przykładowo zmiana umowy spółki z o.o. wymaga uchwały umieszczonej w protokole sporządzonym przez notariusza. Jeżeli ten element zostanie pominięty, dokument nie będzie stanowił prawidłowej podstawy wpisu do rejestru. W praktyce podobne znaczenie ma każda sytuacja, w której ustawa wymaga formy szczególnej dla ważności uchwały albo dla skuteczności zgłaszanej zmiany.
Na zgromadzeniach odbywanych zdalnie często podejmowane są również uchwały roczne, w tym dotyczące zatwierdzenia sprawozdania finansowego, sprawozdania zarządu z działalności oraz podziału zysku albo pokrycia straty. W tych przypadkach szczególne znaczenie ma spójność nazewnictwa dokumentów, prawidłowe wskazanie okresu, którego dotyczą, oraz jednoznaczne powiązanie uchwały z właściwymi załącznikami.
Lista obecności i protokół
Art. 248 Kodeksu spółek handlowych określa elementy, które powinny znaleźć się w protokole zgromadzenia wspólników. Należy w nim stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia, jego zdolność do podejmowania uchwał, wymienić podjęte uchwały, wskazać liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą oraz odnotować zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu dołącza się listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jednocześnie przy zgromadzeniu odbytym zdalnie podpisy uczestników nie są wymagane.
Z praktycznego punktu widzenia warto zadbać o to, aby lista obecności zawierała dane wspólnika albo pełnomocnika, liczbę udziałów, liczbę głosów oraz sposób reprezentacji. Lista wspólników głosujących zdalnie powinna obejmować te same informacje oraz wskazywać, że głos został oddany przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wraz z odniesieniem do sposobu weryfikacji tożsamości zgodnego z regulaminem.
Sam protokół powinien być sporządzony w sposób przejrzysty i kompletny. Powinien pozwalać osobie trzeciej odtworzyć podstawowe elementy zgromadzenia: kto mu przewodniczył, kto sporządzał protokół, jakie uchwały podjęto i jakie były dokładne wyniki głosowań.
Składanie dokumentów w PRS i KRS
Dokumenty dotyczące zmian rejestrowych składa się elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Z punktu widzenia praktyki bardzo częstą przyczyną problemów nie jest brak samego dokumentu, lecz brak prawidłowego podpisu albo nieprawidłowy sposób dołączenia załączników. Portal Rejestrów Sądowych przewiduje logowanie i podpisywanie dokumentów przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej, w tym Profilu Zaufanego; system wspiera także podpis osobisty w e-dowodzie.
Z tego względu przed wysłaniem wniosku warto sprawdzić nie tylko samą treść dokumentów, ale również to, czy każdy z nich został podpisany w prawidłowy sposób i dołączony w odpowiednim wariancie technicznym.
Podsumowanie
Prawidłowo przygotowane zgromadzenie wspólników spółki z o.o. w formie zdalnej nie polega wyłącznie na zapewnieniu możliwości połączenia online. Decydujące znaczenie ma komplet dokumentów, który pozwala bez wątpliwości ustalić prawidłowość zwołania zgromadzenia, zasady udziału zdalnego, treść i formę uchwał, przebieg głosowań oraz zgodność dokumentacji z wnioskiem składanym do KRS. Szczególne znaczenie ma to przy uchwałach wymagających wpisu do rejestru albo sporządzenia aktu notarialnego, a także wtedy, gdy przedmiotem obrad jest zatwierdzenie sprawozdania z działalności finansowej zarządu spółki, ponieważ również w takim przypadku liczy się pełna spójność uchwał, załączników i dokumentów rejestrowych.
W praktyce bezpieczne przeprowadzenie takiego zgromadzenia wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również starannego przygotowania dokumentów od strony rejestrowej. Jeżeli celem jest przeprowadzenie zgromadzenia w sposób uporządkowany i bez ryzyka braków formalnych, pomocne może być wsparcie osoby mającej doświadczenie w obsłudze korporacyjnej i postępowaniach rejestrowych. Przykładem podmiotu, który zajmuje się tego rodzaju obsługą, jest KGM Legal IT. Skorzystanie z pomocy prawnej pozwoli lepiej ocenić poprawność dokumentów jeszcze przed złożeniem wniosku i ograniczyć ryzyko zwrotu albo wezwania do uzupełnienia braków.
Źródło informacji: KGM Legal IT / Źródło ilustracji: unsplash.com
